公司法律顾问在合同审核方面的具体工作有哪些?

闵行律师分享公司法律顾问在合同审核方面主要承担以下具体工作:
一、合同合法性审查
主体资格审查
审查合同双方当事人是否具有签订合同的主体资格。对于公司一方,确认其是否依法设立、是否在经营范围内从事活动等。例如,检查公司的营业执照、组织机构代码证等证件是否有效,经营范围是否涵盖合同所涉及的业务。
对于合同另一方,审查其是否具有相应的民事行为能力和权利能力。如对方是企业,审查其营业执照、资质证书等;若是个人,确认其是否具有完全民事行为能力,必要时可审查其身份证明文件。
例如,在一份工程承包合同中,法律顾问会审查承包方是否具有相应的建筑资质,以确保合同的有效性。
内容合法性审查
检查合同条款是否符合国家法律法规的规定。确保合同内容不违反法律的强制性规定,不损害国家利益、社会公共利益和第三人利益。
例如,审查合同中的价格条款是否符合价格法的规定,合同中的保密条款是否符合商业秘密保护的法律要求等。
对特殊行业的合同,审查其是否符合行业监管法规。如金融行业的合同要符合金融监管法规,医药行业的合同要符合药品管理法规等。
形式合法性审查
审查合同的形式是否符合法律要求。有些合同需要采用书面形式,有些可能需要进行公证或备案。
例如,不动产买卖合同一般要求采用书面形式并进行登记备案;某些重大合同可能需要经过公证才能生效。
二、合同条款审查
主要条款审查
标的条款:明确合同的标的是什么,包括标的的名称、规格、型号、数量、质量等。确保标的描述准确、清晰,避免产生歧义。
例如,在一份货物买卖合同中,详细描述货物的品牌、规格、数量、质量标准等,以便双方在履行合同时有明确的依据。
价格条款:审查合同价格是否明确、合理,包括价格的计算方式、支付方式、支付时间等。同时,注意是否有价格调整的条款以及调整的条件和方式。
例如,在一份服务合同中,明确服务费用的计算标准、支付时间节点以及是否有额外费用等情况。
履行期限和地点条款:确定合同的履行期限是否合理,履行地点是否明确。这对于合同的顺利履行和风险控制至关重要。
例如,在一份建筑工程合同中,明确工程的开工时间、竣工时间以及工程地点,以便施工方合理安排施工进度,业主方也能及时进行监督。
权利义务条款审查
明确双方的权利和义务,确保权利和义务相对应、平衡。审查合同中双方的权利是否明确、具体,义务是否具有可操作性。
例如,在一份租赁合同中,明确出租方的义务包括提供符合约定条件的租赁物、维修租赁物等,承租方的义务包括按时支付租金、合理使用租赁物等。
注意合同中是否存在不合理的免责条款或加重一方责任的条款。对于此类条款,要进行严格审查,确保其公平合理,不违反法律规定。
例如,一些合同中可能会出现 “因不可抗力造成的损失由一方全部承担” 的条款,法律顾问需要审查该条款是否合理,是否符合法律关于不可抗力的规定。
违约责任条款审查
审查违约责任条款是否明确、具体。确定违约行为的界定标准、违约责任的承担方式和赔偿范围等。
例如,在一份买卖合同中,明确如果卖方逾期交货或买方逾期付款,应承担何种违约责任,如支付违约金、赔偿损失等。
注意违约责任的合理性和可操作性。违约责任不能过高或过低,过高可能导致合同无法履行,过低则无法起到约束作用。
例如,违约金的数额应根据合同的标的额、违约行为可能造成的损失等因素进行合理确定。
三、风险评估与防范
风险识别
通过对合同的全面审查,识别合同中存在的潜在风险。这些风险可能包括法律风险、商业风险、履行风险等。
例如,在一份国际贸易合同中,可能存在汇率风险、运输风险、政策风险等。法律顾问需要识别这些风险,并向公司提出风险提示。
风险评估
对识别出的风险进行评估,确定风险的等级和影响程度。评估风险发生的可能性以及一旦发生可能给公司带来的损失。
例如,对于一份重大投资合同,法律顾问会评估投资项目的市场风险、政策风险等,以及这些风险对公司投资收益的影响。
风险防范措施建议
根据风险评估的结果,提出相应的风险防范措施。这些措施可以包括合同条款的修改、增加担保条款、购买保险等。
例如,在一份借款合同中,为防范借款人违约风险,可以要求借款人提供担保物或保证人;在一份工程合同中,可以购买工程保险,以转移工程建设过程中的风险。
四、沟通与协调
与业务部门沟通
在合同审核过程中,与公司的业务部门保持密切沟通。了解合同的背景、目的和业务需求,以便更好地审查合同条款。
例如,对于一份销售合同,与销售部门沟通了解客户的需求、市场情况等,以便在合同条款中更好地保护公司的利益。
向业务部门解释合同条款的法律含义和风险,听取业务部门的意见和建议。对于业务部门提出的合理要求,在法律允许的范围内进行合同条款的调整。
与外部单位沟通
如果合同涉及外部单位,如供应商、客户、合作伙伴等,法律顾问可能需要与外部单位进行沟通。沟通的内容可能包括合同条款的解释、协商修改合同等。
例如,在合同谈判过程中,法律顾问可以代表公司与对方进行沟通,就合同条款中的争议问题进行协商,争取达成双方都能接受的解决方案。
五、合同档案管理
合同归档
将审核后的合同进行归档管理,建立合同档案。合同档案应包括合同文本、审核记录、修改意见、相关附件等。
例如,按照合同的类型、签订时间等进行分类归档,便于日后查询和管理。
档案维护
对合同档案进行定期维护和更新。确保合同档案的完整性和准确性,及时记录合同的履行情况、变更情况等。
例如,当合同发生变更时,将变更后的合同文本和相关文件及时归档,并记录变更的原因和时间。
总之,公司法律顾问在合同审核方面承担着重要的职责,通过对合同的合法性、条款、风险等方面的审查,为公司的合同签订和履行提供有力的法律保障。

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